Ce greșeli apar cel mai des în evidența deșeurilor?

Articol creat in colaborare cu

Evidența deșeurilor ar trebui să arate clar ce tipuri de deșeuri generează o firmă, în ce cantități, din ce activități provin și cum sunt gestionate mai departe. Deși pare o obligație simplă, în practică apar frecvent erori care pot afecta raportările anuale, documentele interne și modul în care compania poate demonstra că și-a gestionat corect responsabilitățile de mediu.

Cele mai multe probleme nu apar neapărat din rea intenție, ci din lipsa unei organizări constante. Documentele ajung în locuri diferite, cantitățile sunt notate aproximativ, punctele de lucru nu transmit informațiile la timp, iar anumite deșeuri sunt trecute prea general sau sunt uitate complet. Tocmai de aceea, evidența trebuie privită ca un proces lunar, nu ca o activitate făcută în grabă înainte de raportare.

 

Sunt trecute doar deșeurile vizibile

Una dintre cele mai frecvente greșeli este înregistrarea doar a deșeurilor care apar des sau în cantități mari. Multe firme urmăresc cartonul, plasticul sau deșeurile menajere, dar omit fluxuri care apar ocazional: toner, baterii, becuri, echipamente electrice scoase din uz, paleți deteriorați, ambalaje contaminate sau materiale rezultate din renovări.

Chiar dacă un deșeu apare o singură dată într-un an, el poate fi relevant pentru evidență. O imprimantă casată, un lot de tuburi fluorescente sau câteva recipiente care au conținut substanțe periculoase nu trebuie ignorate doar pentru că nu fac parte din activitatea zilnică.

Pentru o verificare mai clară, firma ar trebui să urmărească:

• deșeurile generate în birouri, depozite, ateliere și puncte de lucru;

• ambalajele provenite din recepția mărfurilor sau livrări;

• consumabilele înlocuite, precum toner, baterii, becuri sau filtre;

• echipamentele, mobilierul sau materialele scoase din uz;

• deșeurile rezultate din lucrări temporare, renovări sau casări.

O evidență corectă începe cu identificarea tuturor surselor de deșeuri, nu doar cu notarea celor mai evidente.

 

Se folosesc cantități estimate

O altă greșeală des întâlnită este completarea evidenței pe baza unor aproximări. Unele firme folosesc aceleași valori de la o lună la alta sau notează cantități „din ochi”, fără să le compare cu documentele de predare. La început poate părea mai simplu, dar aceste estimări pot crea diferențe greu de explicat la raportarea anuală.

Cantitățile din evidență trebuie să fie susținute de documente: avize, facturi, procese-verbale, bonuri de cântar, formulare sau situații transmise de operatorii autorizați. Dacă evidența internă arată o cantitate, iar documentele operatorului indică alta, diferența trebuie verificată înainte de raportare.

Înainte de centralizarea finală, este important să se verifice:

• dacă fiecare cantitate are un document justificativ;

• dacă unitatea de măsură este folosită corect;

• dacă deșeurile stocate temporar nu sunt confundate cu cele predate;

• dacă documentele primite corespund perioadei raportate;

• dacă predările ocazionale au fost incluse în evidență.

Pentru firmele care nu au o procedură internă clară, sprijinul unui consultant poate ajuta la reducerea acestor erori. EnviroCons oferă consultanță de mediu pentru companii și poate sprijini organizarea evidențelor astfel încât datele folosite în raportări să fie susținute de documente reale.

 

Deșeurile sunt încadrate greșit

Evidența deșeurilor nu înseamnă doar trecerea unor cantități într-un tabel. Fiecare deșeu trebuie încadrat corect, în funcție de natura lui și de activitatea din care provine. O încadrare greșită poate face ca raportarea să fie neclară, chiar dacă firma are documente de predare.

De exemplu, ambalajele curate nu trebuie confundate cu ambalajele contaminate. Deșeurile periculoase nu trebuie amestecate cu cele obișnuite, iar echipamentele electrice scoase din uz trebuie urmărite separat față de alte obiecte casate. Probleme apar și atunci când sunt folosite denumiri prea generale, precum „diverse” sau „alte deșeuri”, fără o clarificare reală a fluxului.

Greșelile de încadrare pot apărea atunci când:

• nu există o listă actualizată a deșeurilor generate de firmă;

• codurile sunt copiate din anii anteriori fără verificare;

• fluxuri diferite sunt grupate sub aceeași denumire;

• deșeurile periculoase nu sunt identificate separat;

• apar activități noi, dar evidența rămâne neschimbată.

O încadrare corectă ajută firma să aibă o raportare mai clară și o trasabilitate mai bună a deșeurilor generate.

 

Sunt omise punctele de lucru secundare

Companiile care au mai multe locații pot greși atunci când țin evidența doar pentru sediul principal. Magazinele, depozitele, birourile secundare, atelierele sau șantierele pot genera deșeuri diferite, iar documentele pot rămâne la nivel local dacă nu există o procedură de centralizare.

Un depozit poate genera cantități mai mari de carton, folie și paleți, în timp ce un birou poate avea hârtie, toner sau echipamente scoase din uz. Dacă aceste informații nu ajung în evidența centrală, raportarea finală nu reflectă întreaga activitate a firmei.

Pentru o centralizare corectă, fiecare punct de lucru ar trebui să știe:

• ce tipuri de deșeuri trebuie urmărite;

• cine păstrează documentele de predare;

• când se transmit datele către sediul central;

• cum se anunță apariția unui nou tip de deșeu;

• unde se arhivează documentele justificative.

În această etapă, EnviroCons poate ajuta firmele să stabilească un mod de lucru unitar pentru punctele de lucru, astfel încât documentele și cantitățile să fie centralizate corect înainte de raportare.

 

Documentele sunt păstrate dezorganizat

Chiar și atunci când firma are documentele necesare, pot apărea probleme dacă acestea sunt păstrate în locuri diferite. Unele acte rămân la contabilitate, altele în e-mailuri, la administratorul punctului de lucru sau la persoana care a semnat predarea către operator.

Această dezorganizare face ca evidența să fie greu de verificat. La începutul anului, firma poate descoperi că lipsesc documente pentru anumite luni, că nu se poate identifica exact tipul de deșeu predat sau că o cantitate nu poate fi corelată cu niciun act.

O arhivă utilă ar trebui organizată pe:

• ani și luni;

• puncte de lucru;

• tipuri de deșeuri;

• operatori autorizați;

• documente de predare, transport și recepție.

O arhivare clară ajută nu doar la raportare, ci și în cazul unei verificări sau al schimbării persoanei responsabile intern.

 

Evidența nu este actualizată când activitatea se schimbă

O evidență corectă trebuie să țină pasul cu activitatea firmei. Dacă apar produse noi, materiale noi, un punct de lucru nou, lucrări de renovare, casări de echipamente sau schimbări de operatori, aceste modificări trebuie reflectate și în evidența deșeurilor.

O greșeală frecventă este folosirea aceluiași model de evidență de la an la an, fără verificarea schimbărilor reale. Astfel, pot fi omise deșeuri noi sau pot fi păstrate coduri care nu mai corespund activității actuale.

Firma ar trebui să actualizeze evidența atunci când:

• se deschide sau se închide o locație;

• apar materiale, ambalaje sau produse noi;

• se fac lucrări de renovare, amenajare sau demolare;

• se schimbă operatorul care preia deșeurile;

• sunt casate echipamente, mobilier sau utilaje.

Evidența trebuie să reflecte activitatea reală, nu doar structura folosită în anii anteriori.

 

Nu există o persoană responsabilă

Atunci când nimeni nu este desemnat clar să urmărească evidența, documentele se pierd mai ușor, iar informațiile ajung incomplet la raportare. Persoana responsabilă nu trebuie să facă singură toate operațiunile, dar trebuie să știe cine transmite datele, unde sunt documentele și ce trebuie verificat lunar.

Pentru o organizare eficientă, firma ar trebui să stabilească:

• cine primește documentele de la operatori;

• cine actualizează evidența lunară;

• cine verifică informațiile din punctele de lucru;

• cine cere clarificări atunci când apar diferențe;

• cine pregătește datele pentru raportarea anuală.

Lipsa acestei responsabilități clare poate transforma evidența într-o colecție de documente greu de urmărit.

 

Evidența este completată doar înainte de raportare

Poate cea mai riscantă greșeală este amânarea evidenței până aproape de termenul de raportare. În acel moment, firma trebuie să caute documente pentru luni întregi, să refacă situații, să ceară clarificări de la operatori și să identifice deșeuri care ar fi trebuit urmărite la timp.

O evidență bună se actualizează lunar sau periodic, în funcție de activitate. Astfel, problemele sunt observate mai devreme, iar raportarea anuală devine o verificare finală, nu o reconstituire dificilă. EnviroCons poate sprijini companiile în organizarea evidențelor de mediu, verificarea documentelor și pregătirea datelor necesare raportărilor către autorități.

Prin evitarea acestor greșeli, firma poate avea o evidență mai clară, raportări mai ușor de susținut și un control mai bun asupra modului în care sunt gestionate deșeurile generate.