Articol creat in colaborare cu 
Atunci când predai deșeuri către o firmă de colectare, nu este suficient să existe doar ridicarea fizică a acestora din sediu sau din punctul de lucru. Pentru a demonstra că deșeurile au fost gestionate corect, firma ta trebuie să primească documente care confirmă preluarea, cantitatea, tipul de deșeu și traseul acestuia către un operator autorizat.
Documentele diferă în funcție de tipul de deșeuri, cantitate, modul de transport și activitatea desfășurată de colector. Totuși, există câteva documente pe care orice firmă ar trebui să le solicite și să le păstreze organizat.
Ce document confirmă că deșeurile au fost preluate?
Primul document important este cel care dovedește predarea efectivă a deșeurilor către colector. Acesta trebuie să arate clar ce deșeuri au fost ridicate, din ce locație, în ce cantitate și la ce dată.
În funcție de colaborare, documentul poate fi un proces-verbal de predare-primire, un aviz, un bon de cântar, un formular intern al colectorului sau o combinație între aceste documente. Important este ca informațiile să fie complete și să poată fi corelate cu evidențele interne ale firmei.
Documentul de preluare ar trebui să includă:
-
denumirea și datele de identificare ale firmei care predă deșeurile;
-
datele firmei care colectează deșeurile;
-
data și locul preluării;
-
denumirea sau codul deșeului predat;
-
cantitatea ridicată și unitatea de măsură utilizată;
-
semnăturile sau confirmarea părților implicate.
Fără o astfel de dovadă, firma poate avea dificultăți în a demonstra ce s-a întâmplat cu deșeurile după ce acestea au părăsit amplasamentul.
De ce este important bonul de cântar?
Bonul de cântar este unul dintre documentele cele mai utile, mai ales atunci când cantitatea predată este relevantă pentru raportările interne sau pentru evidența deșeurilor. Acesta confirmă cantitatea reală ridicată și poate clarifica diferențele dintre estimarea inițială și cantitatea efectiv transportată.
Pentru anumite fluxuri, cantitatea poate fi stabilită direct prin cântărire la sediul firmei, în vehicul sau la instalația care primește deșeurile. În alte situații, colectorul poate estima cantitatea pe baza numărului de recipiente, dar este recomandat ca firma să solicite ulterior o confirmare a cantității reale.
Bonul de cântar trebuie verificat înainte de arhivare. Este important ca datele de pe document să corespundă cu tipul de deșeu predat, data ridicării și operatorul menționat în contract.
Ce documente trebuie să primesc pentru deșeurile periculoase?
Pentru deșeurile periculoase, documentația trebuie tratată cu mai multă atenție. Aceste deșeuri pot include uleiuri uzate, solvenți, baterii, filtre contaminate, produse chimice expirate, recipiente cu reziduuri sau materiale rezultate din activități de curățare și întreținere.
În astfel de situații, firma trebuie să primească documente care confirmă nu doar ridicarea, ci și traseul de transport și predarea către operatorul care poate trata, valorifica sau elimina deșeurile.
Este util să fie păstrate:
-
documentul de predare-primire pentru deșeurile periculoase;
-
documentele de transport utilizate pentru cursa respectivă;
-
bonul de cântar sau confirmarea cantității preluate;
-
dovada că firma colectoare este autorizată să preia categoria respectivă de deșeu;
-
confirmarea privind destinația deșeului, atunci când aceasta este pusă la dispoziție de operator.
Nu este recomandat ca firma să accepte formulări foarte generale, precum „deșeuri diverse” sau „reziduuri industriale”, fără o identificare clară. Pentru deșeurile periculoase, descrierea și încadrarea corectă sunt importante atât pentru siguranță, cât și pentru trasabilitate.
Trebuie să primesc și o copie a autorizației colectorului?
Este recomandat ca firma să solicite, înainte de semnarea contractului, o copie a autorizației de mediu a operatorului sau cel puțin informații clare despre activitățile pentru care acesta este autorizat. Nu este necesar ca acest document să fie transmis la fiecare ridicare, dar firma trebuie să îl aibă în dosarul de colaborare și să îl actualizeze atunci când expiră sau se modifică.
Verificarea este importantă deoarece nu orice firmă care transportă deșeuri poate prelua orice categorie de deșeuri. De exemplu, un operator care colectează carton, plastic sau fier vechi nu este automat autorizat să gestioneze solvenți, baterii, uleiuri sau recipiente contaminate.
Înainte de începerea colaborării, trebuie urmărite:
-
tipurile de deșeuri pe care colectorul le poate prelua;
-
activitățile acoperite de autorizație, precum colectarea, stocarea sau transportul;
-
punctele de lucru sau amplasamentele în care operatorul desfășoară activitatea;
-
perioada de valabilitate a documentului;
-
eventualele condiții speciale aplicabile anumitor deșeuri.
Această verificare ajută firma să evite situațiile în care deșeurile sunt preluate de un partener care nu poate demonstra că are dreptul să le gestioneze.
Ce documente trebuie păstrate în firma ta?
Documentele primite de la colector trebuie arhivate alături de evidențele interne privind deșeurile generate. Ideal este ca pentru fiecare ridicare să existe un dosar sau o arhivă digitală care să permită verificarea rapidă a traseului deșeului.
O organizare practică poate include:
-
contractul sau comanda de servicii cu firma colectoare;
-
copia autorizației de mediu a operatorului;
-
procesele-verbale de predare-primire;
-
bonurile de cântar și documentele de transport;
-
facturile sau documentele comerciale aferente serviciului;
-
confirmările primite privind valorificarea, tratarea sau eliminarea deșeurilor, atunci când sunt disponibile.
Păstrarea acestor documente nu trebuie privită doar ca o obligație administrativă. Ele pot fi necesare atunci când firma verifică propriile cantități de deșeuri, pregătește raportări, analizează costurile sau trebuie să demonstreze modul în care a gestionat anumite fluxuri.
Cum verifici dacă documentele primite sunt suficiente?
Un document este util atunci când răspunde clar la câteva întrebări: cine a predat deșeul, cine l-a preluat, ce tip de deșeu a fost ridicat, în ce cantitate, la ce dată și prin ce operator. Dacă una dintre aceste informații lipsește, firma trebuie să solicite clarificări înainte de a arhiva documentul.
Este bine ca responsabilul cu gestionarea deșeurilor să compare documentele primite cu evidențele interne, mai ales atunci când există ridicări periodice. Diferențele de cantitate, cod de deșeu sau dată trebuie lămurite imediat, nu după câteva luni, când documentele sunt mai greu de verificat.
O colaborare corectă cu firma de colectare presupune mai mult decât transportul deșeurilor. Documentele primite trebuie să permită firmei să urmărească întregul proces, să își organizeze evidențele și să demonstreze că deșeurile au fost predate într-un mod controlat și responsabil.
